Firmar un contrato debería ser uno de los momentos de mayor claridad para una empresa, por eso, ambas partes deben saber qué están acordando, qué deben cumplir y qué puede suceder si alguna de ellas no cumple.
Sin embargo, en la práctica, muchas empresas firman contratos sin revisar aspectos que posteriormente pueden convertirse en problemas comerciales, económicos o jurídicos.
Y no siempre se trata de contratos complejos. Un contrato de prestación de servicios, un arrendamiento, un contrato con un proveedor o incluso un acuerdo entre empresas puede contener obligaciones, términos o condiciones que la empresa no dimensionó al momento de firmar.
Estos son 7 errores frecuentes que pueden evitarse con una revisión adecuada antes de firmar.
1. Firmar sin leer realmente el contrato
Parece obvio, pero ocurre con frecuencia.
En ocasiones, el empresario conoce el objetivo general del negocio, pero no revisa con suficiente atención las condiciones específicas del documento que está a punto de firmar.
El problema es que un contrato no se limita a decir qué se está comprando, vendiendo, contratando o acordando. También establece aspectos como:
- Plazos y fechas de cumplimiento.
- Formas y condiciones de pago.
- Obligaciones de cada parte.
- Penalidades.
- Causales de terminación.
- Responsabilidad por incumplimientos.
- Garantías.
- Confidencialidad.
- Manejo de información.
- Mecanismos para solucionar controversias.
Por eso, antes de firmar, la pregunta no debería ser únicamente: “¿El contrato dice lo que acordamos?”, sino también: “¿Qué otras obligaciones estoy asumiendo con este documento?”
2. No verificar quién está firmando y en nombre de quién
Un contrato puede estar muy bien redactado y aun así existir un problema desde su origen si no se verifica correctamente quién está celebrándolo.
Cuando una empresa contrata con otra sociedad, es importante verificar, entre otros aspectos, la existencia de la compañía, quién aparece como representante legal y si la persona que firma tiene las facultades necesarias para hacerlo.
También es importante identificar correctamente a las partes y evitar errores en nombres, identificaciones, razón social, NIT o calidad en la que actúan.
Esto puede parecer un asunto meramente formal, pero la correcta identificación de las partes es fundamental para determinar quién queda obligado por el contrato.
3. Dejar por escrito menos de lo que realmente acordaron
Uno de los errores más costosos es confiar en conversaciones que nunca quedaron incorporadas al contrato.
“Eso lo hablamos por WhatsApp.”
“Quedamos en que podía pagar después.”
“Me dijeron que el precio incluía todo.”
“Habíamos acordado que cualquiera podía terminar el contrato.”
El problema aparece cuando llega el momento de demostrar qué fue exactamente lo acordado.
Si una condición es importante para el negocio, debería quedar claramente documentada.
Esto es especialmente relevante cuando existen acuerdos sobre entregas, cantidades, precios, plazos, garantías, exclusividades, modificaciones, responsabilidades o condiciones especiales.
Un buen contrato no debería dejar los aspectos esenciales del negocio dependiendo de la memoria de las partes.
4. No revisar cómo puede terminarse el contrato
Muchas empresas se preocupan por cómo iniciar una relación contractual, pero no por cómo salir de ella.
Y esta es una de las preguntas que debería hacerse cualquier empresario antes de firmar:
¿Qué pasa si mañana necesito terminar este contrato?
La respuesta puede depender de lo que se haya pactado.
Es necesario revisar aspectos como:
- Duración del contrato.
- Prórrogas automáticas.
- Preavisos.
- Causales de terminación.
- Terminación unilateral, cuando sea procedente.
- Penalidades.
- Consecuencias económicas de terminar anticipadamente.
- Obligaciones que permanecen después de la terminación.
Un contrato puede ser conveniente al momento de firmarlo y convertirse en un problema si la empresa descubre posteriormente que no puede terminarlo cuando lo necesita o que hacerlo genera costos que no había previsto.
5. Aceptar cláusulas de penalidad sin entender su alcance
Las cláusulas penales pueden cumplir una función importante dentro de un contrato: establecer consecuencias frente a determinados incumplimientos.
El problema aparece cuando se aceptan automáticamente sin entender:
¿Cuándo se activa la penalidad? ¿Cuánto se debe pagar? ¿Qué incumplimiento la genera? ¿Puede acumularse con otras consecuencias?
No todas las penalidades funcionan de la misma manera ni producen necesariamente las mismas consecuencias.
Por eso, antes de aceptar una cláusula de este tipo, la empresa debería identificar claramente qué conducta puede generar la penalidad y cuál sería su impacto económico.
6. No revisar qué sucede cuando una de las partes incumple
Un contrato no debería analizarse únicamente desde el escenario ideal en el que todos cumplen.
También es necesario preguntarse:
¿Qué pasa si el proveedor no entrega?
¿Qué pasa si el cliente no paga?
¿Qué pasa si el servicio no se presta como fue acordado?
¿Qué pasa si la otra empresa incumple una obligación esencial?
El contrato debería establecer, según corresponda, las consecuencias del incumplimiento y los mecanismos que podrán utilizar las partes para exigir sus derechos.
También es importante revisar si existen mecanismos de requerimiento, términos para subsanar incumplimientos, garantías, cláusulas penales o procedimientos específicos antes de acudir a otras alternativas.
La verdadera utilidad de un contrato se demuestra no solamente cuando todo funciona, sino también cuando algo sale mal.
7. Firmar contratos “modelo” sin adaptarlos al negocio
Utilizar un modelo puede ser un punto de partida.
El problema es asumir que un contrato encontrado en internet, utilizado anteriormente por otra empresa o descargado de una plantilla sirve automáticamente para cualquier negocio.
Cada empresa tiene una operación diferente.
No necesita las mismas obligaciones, garantías, responsabilidades, mecanismos de pago ni condiciones de terminación.
Por ejemplo, el contrato que funciona para una empresa que presta servicios profesionales puede no ser adecuado para una empresa que comercializa productos, maneja inventarios, utiliza información confidencial o depende de entregas periódicas de un proveedor.
Un contrato debería adaptarse al negocio que pretende proteger.
Antes de firmar, hazte estas 5 preguntas
Antes de poner la firma, dedica unos minutos a responder:
- ¿Sé exactamente qué estoy obligado a hacer?
- ¿Sé qué debe hacer la otra parte y cuándo debe hacerlo?
- ¿Sé cuánto voy a pagar o recibir y bajo qué condiciones?
- ¿Sé qué ocurre si alguna de las partes incumple?
- ¿Sé cómo y cuándo puedo terminar el contrato?
Si alguna respuesta no está clara, probablemente el contrato necesita una revisión antes de ser firmado.
Un contrato no debería ser un documento que se revisa cuando aparece el problema
En muchas empresas, la revisión jurídica aparece después del conflicto: cuando un cliente dejó de pagar, cuando un proveedor incumplió, cuando quieren terminar un contrato o cuando descubren una obligación que no habían previsto.
Pero en materia contractual, prevenir suele ser mucho más sencillo que solucionar un problema después de la firma.
Una revisión contractual no consiste únicamente en buscar errores de redacción. También permite identificar riesgos, aclarar obligaciones, detectar condiciones desfavorables y verificar que el documento realmente proteja los intereses de la empresa.
En Ex-Legi ayudamos a las empresas a revisar sus contratos antes de firmarlos.
Porque una decisión empresarial también necesita respaldo jurídico.
¿Tienes un contrato que estás a punto de firmar? Envíanoslo para revisarlo antes de asumir obligaciones que podrían afectar a tu empresa.
