Cuando un proveedor administra información, tecnología, pagos o una parte esencial de la operación, comparar precio y plazo no es suficiente. La revisión debe considerar qué ocurriría si el servicio falla o termina inesperadamente.
Comprueba identidad y capacidad
Valida existencia, representación, experiencia y permisos relevantes. Si habrá subcontratación, identifica qué actividades realizarán terceros y quién responderá por ellas.
Define niveles de servicio
Convierte promesas comerciales en indicadores: disponibilidad, tiempos de respuesta, ventanas de mantenimiento y procedimiento para incidentes. Establece cómo se medirá el desempeño y qué remedios operan ante incumplimientos repetidos.
Mapea datos y seguridad
Determina qué información recibirá el proveedor, dónde se almacenará, quién accederá y cómo se devolverá o eliminará. Incluye obligaciones de seguridad, reporte de incidentes y cooperación para atender a titulares cuando existan datos personales.
Aclara propiedad intelectual
Distingue herramientas preexistentes, desarrollos nuevos y contenidos de la empresa. Define licencias, acceso a archivos fuente, restricciones y continuidad de uso después de finalizar el contrato.
Planea la salida desde el inicio
Regula exportación de información, formatos, asistencia de transición, devolución de activos y plazos. Evitar la dependencia absoluta puede requerir copias, documentación, interoperabilidad o proveedores alternos.
Documenta la decisión
Una matriz sencilla con riesgo, responsable y medida de control ayuda a justificar la contratación y facilita revisiones futuras. El contrato debe reflejar las condiciones que hicieron aceptable el riesgo, no solo la propuesta económica.
