Cuando una empresa solicita un crédito, el banco no revisa únicamente cuánto dinero está solicitando. Antes de aprobarlo, analiza diferentes aspectos que le permiten conocer la situación financiera, comercial y jurídica de la empresa y determinar el riesgo de otorgarle el crédito.

La información se obtiene de diferentes documentos y registros que la empresa debería mantener organizados y actualizados.

1. Capacidad de pago

El banco necesita determinar si la empresa puede asumir una nueva obligación.

Para esto puede revisar estados financieros, declaraciones tributarias, extractos bancarios, información contable y relación de obligaciones financieras, entre otros documentos.

No se trata solamente de cuánto vende una empresa. También importa cuánto gasta, cuánto debe y cuánto dinero realmente tiene disponible para atender una nueva obligación.

¿Cómo organizarlo jurídicamente?

La empresa debería conservar de manera ordenada sus contratos comerciales, obligaciones vigentes, documentos que respalden sus cuentas por cobrar y contratos de crédito existentes. Esto permite tener claridad sobre los compromisos que ya tiene asumidos.

2. Historial crediticio

El banco puede consultar el comportamiento de las obligaciones financieras de la empresa y, dependiendo de las condiciones del crédito, el de sus socios, representantes o garantes.

Este análisis puede realizarse a través de centrales de información financiera y los documentos que soportan las obligaciones existentes.

Por eso es importante que los créditos, acuerdos de pago y demás obligaciones estén correctamente documentados y que la empresa haga seguimiento a sus fechas de pago.

3. Información financiera y contable

Los estados financieros, libros contables, declaraciones tributarias y certificaciones del contador permiten conocer la situación económica de la empresa.

El banco puede analizar activos, pasivos, patrimonio, ingresos y resultados para determinar la estabilidad financiera del negocio.

Desde el punto de vista organizacional, es recomendable mantener estos documentos actualizados y conservar los soportes de las principales operaciones que los originan.

4. Existencia y estructura jurídica de la empresa

El banco necesita comprobar que la empresa existe legalmente y conocer quién puede actuar en su nombre.

Para esto puede solicitar documentos como el certificado de existencia y representación legal, estatutos, documento de constitución y actas de los órganos sociales, según corresponda.

Aquí es importante que la información registrada ante la Cámara de Comercio coincida con la realidad de la empresa.

Por ejemplo, si cambió el representante legal, los accionistas o alguna condición relevante de la sociedad, la documentación debería estar debidamente actualizada.

5. Contratos y principales relaciones comerciales

En algunos procesos de financiación, especialmente cuando se trata de empresas con operaciones importantes, pueden solicitarse documentos que permitan entender de dónde provienen sus ingresos.

Aquí pueden resultar relevantes contratos con clientes, órdenes de compra, contratos con proveedores, facturas y otros documentos comerciales.

Una empresa organizada debería poder identificar fácilmente cuáles son sus principales contratos, cuánto representan y cuáles son sus obligaciones.

6. Garantías

Dependiendo del crédito, el banco puede solicitar garantías para respaldar la obligación.

Para establecerlas pueden revisarse certificados de tradición de inmuebles, documentos de propiedad de vehículos u otros activos, garantías mobiliarias y documentos relacionados con los bienes que se pretenden ofrecer como respaldo, según el caso.

Es importante que la empresa tenga claridad sobre cuáles bienes puede ofrecer como garantía y si estos tienen actualmente gravámenes, embargos u otras limitaciones.

7. Información de los socios y representantes

Dependiendo del tipo de financiación, el banco puede solicitar información de los socios, representantes legales o personas que respalden la obligación.

Por eso, además de la documentación de la sociedad, puede requerirse información financiera y patrimonial de estas personas.

La empresa debería tener claramente documentada su estructura societaria y mantener actualizados sus libros y registros correspondientes.

8. Destino del crédito

El banco también puede solicitar información sobre el uso que tendrá el dinero.

No es lo mismo solicitar financiación para comprar maquinaria que para cubrir capital de trabajo o adquirir un inmueble.

Para respaldar esta información pueden utilizarse cotizaciones, contratos, presupuestos, órdenes de compra, facturas proforma y demás documentos relacionados con el proyecto.

Tener claro el destino de los recursos permite presentar una solicitud de crédito más organizada y coherente con las necesidades reales del negocio.

¿Cómo puede prepararse jurídicamente una empresa?

La preparación para solicitar un crédito no comienza cuando se llena el formulario del banco.

Una empresa debería mantener organizada, como mínimo, su información societaria, contratos, obligaciones financieras, documentos de propiedad, garantías y principales documentos comerciales.

También es importante revisar periódicamente que la información registrada ante la Cámara de Comercio esté actualizada y que los documentos internos de la sociedad correspondan con su realidad actual.

De esta manera, cuando llegue una oportunidad de financiación, la empresa no tendrá que comenzar a buscar documentos de hace varios años o descubrir en ese momento que tiene información desactualizada.

El banco presta dinero, pero primero necesita conocer el negocio

Una empresa organizada no garantiza que un crédito sea aprobado, porque cada entidad financiera establece sus propios criterios de evaluación.

Sin embargo, tener la información financiera, comercial y jurídica organizada permite presentar la empresa de manera clara y detectar previamente situaciones que podrían dificultar una solicitud de financiación.

La organización jurídica no sirve únicamente para cumplir obligaciones. También puede preparar a la empresa para momentos importantes: solicitar un crédito, recibir un inversionista, firmar un contrato importante o crecer.

En Ex-Legi ayudamos a las empresas a identificar y organizar sus principales aspectos jurídicos para que estén preparadas antes de tomar decisiones importantes.